Як ми створили CRM для логістики компанії «Епіцентр К»

Раніше всі дані з логістики зберігалися у папках в паперовому вигляді. І для того, щоб знайти необхідну інформацію, співробітникам потрібно було відкривати шафу, діставати папку, шукати документи... Уявімо типову ситуацію: автомобіль їде на завантаження товару, на місці завантаження потрібно попередньо надіслати копію техпаспортe машини (для перевірки). Отже, документ завжди повинен бути під рукою. А якщо таких вантажівок сотні, то стає дуже складним оперативно відшукати техпаспорт і відправити його.

Щоб спростити цей процес, було прийнято рішення зберігати все в одній системі, а також оптимізувати час пошуку необхідного документу.
Первісна CRM-система компанії «Епіцентр» була більше схожа на базу даних транспортних засобів, з усією можливою інформацією, щоб можна було швидко знайти документи необхідного автомобіля.

Як реалізовувався процес завантаження інформації в систему

Транспортні засоби компанії базуються в різних містах по всій Україні і закріплені за відповідними підрозділами. Співробітники кожного з них мають доступ до інформації тільки своїх автомобілів. Транспортний департамент керує всіма даними і розподіляє рівні доступу.

Менеджер при покупці магазином нового транспортного засобу вносить дані в CRM-систему:

 

В результаті всі, хто має доступ до даного модулю, можуть в будь-який момент відкрити потрібний документ: наприклад, якщо машина застрахована, можна швидко знайти скан-копію полісу. Також в CRM-систему впроваджена база співробітників з різними посадами, вона заповнюється по мірі потреби.

Швидкий доступ до документів був у пріоритеті

Коли система була наповнена і база стала більша, ще більш помітною стала швидкість доступу до інформації та контролю термінів документів. Є документи, які зберігаються в департаменті, а не на місцях базування автомобіля, і для доступу співробітників підрозділів їх доводилося відправляти факсом, електронною поштою та ін. Зараз же будь-який співробітник, маючи відповідний статус, може протягом хвилини отримати потрібний документ.Також в системі реалізовані нагадування про закінчення термінів дії документів - це сертифікати, страхові поліси та інше.

Контроль оплати й витрат палива - наступний апгрейд системи

Наступним масштабним завданням було впровадити можливість формувати загальний звіт по заправленому паливу транспортних засобів по всій Україні.

Суть у тому, що кожна заправна компанія надсилає транзакції за паливними картками у вигляді xls-файлів різного виду і бухгалтер змушений був вручну їх сортувати та приводити в єдиний вид. Тому була реалізована база даних паливних карток і транзакцій. Вони прив'язані до автомобілів (їх можна переміщати з одного автомобіля на інший). Основна робота була - завантажити xls-файли в єдину базу, з якої формувати звіт для бухгалтера.
Алгоритм наступний:

Таким чином, у картці з'являється інформація:

Завдяки такій систематизації бухгалтер може сформувати звіт за будь-який період з наступними фільтрами:

Головна мета цього модуля - зробити звіти для бухгалтерії, де потрібно згрупувати дані про паливо по підрозділу, автомобілям, видам палива і т.д .. Формування займає лічені хвилини. Раніше, без автоматизації, для створення таких звітів було потрібно 2-3 тижні.


Підрахунок витраченого палива

Облік робочих автомобілів ведеться за такими критеріями:

Виходячи з цього, після передачі водієм чеків та маршрутних листів у бухгалтерію й подальшого додавання їх в систему, обчислюється, скільки було витрачено палива, чи є його перевитрата і т. д.

Даний модуль працював окремо, без попереднього, але потім їх об'єднали. Тепер легко звірити кількість заправленого палива за чеками водія і по завантаженим документам заправних компаній. Корисний такий функціонал не тільки при підрахунках. Так, наприклад, якщо начальнику парку легкових автомобілів під час відправки машини на ремонт необхідно терміново дізнатися дані по спідометру, а з водієм зв'язку немає (він може бути за кермом і т.п.), він у будь-який момент може зайти в CRM-систему . Там він обирає необхідне авто і дивиться показники спідометра, не відволікаючи при цьому інших співробітників.

Автоматичний підрахунок перевищення ліміту палива

Також дані модулі дають можливість простежити переліміт палива. Якщо обмеження паливної картки не дасть водієві заправитися, то ліміт, встановлений для певного автомобіля, потрібно було відстежувати вручну, зводячи дані різних паливних карт і пробігу в одну таблицю. Зараз звіт переліміту по всіх автомобілях формується натисканням однієї кнопки.

Модуль автоматизації єдиного зведеного звіту по сумах, витрачених при доставці

У кожного підрозділу є свій набір автомобілів та керівник, який керує автопарком (від 5 до 10 машин). Він веде підрахунки по своїй групі машин: скільки вони проїхали, виконали роботи, витратили палива і т д.

Раніше це все потрібно було робити вручну. Керівники підрозділів відправляли excel-файли бухгалтеру, який вручну перевіряв кількість заправленого палива і витрат, робив зведені таблиці для фінансистів за витратами підрозділів. Це займало дуже багато часу, таких підрозділів понад 60-ти. Тепер відповідальні користувачі в модулі «Витрата палива підрозділу» вносять дані по кожній машині:

Показники спідометра і залишки палива розраховуються автоматично. Першим введені дані затверджує бухгалтер підрозділу. Перевірка, чи правильно внесена кількість заправленого палива, відбувається автоматично, відповідно до даних заправних компаній, завантажених раніше. Далі співробітники з рівнем доступу фінансистів можуть швидко сформувати звіт за витратами підрозділів. Звіт формується в розрізі будь-яких даних: підрозділів, видів автомобілів і видів палива.

Модуль контролю ДТП

Управління великим автопарком не обходиться без неприємностей, таких як ДТП.
Раніше співробітник, що займається страховками та розглядами щодо аварій, зберігав всю інформацію в різних файлах (це скан-копії маси документів, фото ДТП і т.д.) Юрист департаменту, в свою чергу, зберігав дані в своїх файлах. Не було повноцінної взаємодії цих двох співробітників, через що виникали труднощі: юрист кожен раз уточнював, коли буде судове засідання, хто винен в ДТП і т.д.

Розробники створили базу даних ДТП. Тепер, коли трапляється аварія, страховик заходить і вносить дані:

Є можливість прикріплювати необмежену кількість файлів. Далі вносяться дані про призначені судові засідання: найменування суду, місце і дата засідання. Для юриста створена сторінка-календар, де в зручному вигляді він бачить всю інформацію про майбутні засідання.

Розроблено систему оповіщень, коли потрібно подати документи в страхову компанію, крайній термін оплат або відшкодування від страхової компанії.

Підпишіться на новини

Залиште ваш e-mail, щоб отримувати новини.

Обговоримо ваш проект?
Dog