Как мы создали CRM для логистики компании «Эпицентр К»

Ранее все данные по логистике хранились в папках в бумажном виде. И для того, чтобы найти необходимую информацию, сотрудникам нужно было открывать шкаф, доставать папку, искать документы… Представим типичную ситуацию: автомобиль едет на загрузку товара и на место загрузки нужно предварительно отправить копию техпаспорта машины (для проверки). Следовательно, документ всегда должен быть под рукой. А если таких грузовиков сотни, то становится очень сложным оперативно отыскать техпаспорт и отправить его.

Чтобы упростить этот процесс, было принято решение хранить все в одной системе, а также оптимизировать время поиска необходимого документа.
Первоначальная CRM-система компании «Эпицентр» была больше похожа на базу данных транспортных средств, со всей возможной информацией, чтобы можно было быстро найти документы необходимого автомобиля. 


Как реализовывался процесс загрузки информации в систему

Транспортные средства компании базируются в разных городах по всей Украине и закреплены за соответствующими подразделениями. Сотрудники каждого из них имеют доступ к информации только своих автомобилей. Транспортный департамент управляет всеми данными и распределяет уровни доступа.
Менеджер при покупке магазином нового транспортного средства вносит данные в CRM-систему:

В итоге все, кто имеет доступ к данному модулю, могут в любой момент открыть нужный документ: например, если машина застрахована, можно быстро найти скан-копию полиса.
Также в CRM-систему внедрена база сотрудников с разными должностями, она заполняется по мере надобности. 

Быстрый доступ к документам был в приоритете

Когда система была наполнена и база разрослась, еще более заметной стала скорость доступа к информации и контроля сроков документов. Есть документы, которые хранятся в департаменте, а не на местах базирования автомобиля, и для доступа сотрудников подразделений их приходилось отправлять факсом, электронной почтой и др. Сейчас же любой сотрудник, имея соответствующий статус, может в течение минуты получить нужный документ.
Также в системе реализованы напоминания об окончании сроков действия документов - это сертификаты, страховые полисы и прочее.

Контроль оплаты и расхода топлива – следующий апгрейд системы

Следующей масштабной задачей было внедрить возможность формировать общий отчет по заправленному топливу транспортных средств по всей Украине.

Суть в том, что каждая заправочная компания присылает транзакции по топливным картам в виде xls-файлов разного вида и бухгалтер вынужден был вручную их сортировать и приводить в единый вид. Поэтому была реализована база данных топливных карточек и транзакций. Они привязаны к автомобилям (их можно перемещать с одного автомобиля на другой). Основная работа была – загрузить xls-файлы в единую базу, из которой формировать отчет для бухгалтера. 

Алгоритм следующий: 

Таким образом, в карточке появляется информация:

Благодаря такой систематизации бухгалтер может сформировать отчет за любой период со следующими фильтрами:

Главная цель этого модуля – сделать отчеты для бухгалтерии, где нужно сгруппировать данные о заправках по подразделения, автомобилях, видах топлива и т.д. Формирование занимает считаные минуты. Ранее, без автоматизации, для создания таких отчетов требовалось 2-3 недели.


Подсчет потраченного топлива

Учет рабочих автомобилей ведется по таким критериям:

Исходя из этого, после передачи водителем чеков и маршрутных листов в бухгалтерию и последующего добавления их в систему, вычисляется, сколько было потрачено топлива, есть ли его перерасход и т. д.

Данный модуль работал отдельно, без предыдущего, но потом их объединили. Теперь легко сверить количество заправленного топлива по чекам водителя и по загруженным документам заправочных компаний.

Полезен такой функционал не только при подсчетах. Так, например, если начальнику парка легковых автомобилей во время отправки машины на ремонт необходимо срочно узнать данные по спидометру, а с водителем связи нет (он может быть за рулем и т.п.), он в любой момент может зайти в CRM-систему. Там он выбирает необходимое авто и смотрит показатели спидометра, не отвлекая при этом других сотрудников.

Автоматический подсчет превышения лимита топлива

Также данные модули дают возможность проследить перелимит топлива. Если ограничение топливной карточки не даст водителю заправиться, то лимит, установленный для определенного автомобиля, нужно было отслеживать вручную, сводя данные разных топливных карт и пробега в одну таблицу. Сейчас отчет перелимита по всем автомобилям формируется нажатием одной кнопки.

Модуль автоматизации единого сводного отчета по суммам, потраченным при доставке

У каждого подразделения есть свой набор автомобилей и руководитель, который управляет автопарком (от 5 до 10 машин). Он ведет подсчеты по своей группе машин: сколько они проехали, выполнили работы, потратили топлива и т д. 

Ранее это все нужно было делать вручную. Руководители подразделений отправляли excel-файлы бухгалтеру, который вручную проверял количество заправленного топлива и расходов, делал сводные таблицы для финансистов по затратам подразделений. Это занимало очень много времени, таких подразделений более 60-ти. Теперь ответственные пользователи в модуле «Расход топлива подразделения» вносят данные по каждой машине:

Показатели спидометра и остатки топлива рассчитываются автоматически. Первым введенные данные утверждает бухгалтер подразделения. Проверка, правильно ли внесено количество заправленного топлива, происходит автоматически, согласно данных заправочных компаний, загруженных ранее.  Далее сотрудники с уровнем доступа финансистов могут быстро сформировать отчет по затратам подразделений. Отчет формируется в разрезе любых данных: подразделений, видов автомобилей и видов топлива.

Модуль контроля ДТП

Управление большим автопарком не обходится без неприятностей, таких как ДТП.
Ранее сотрудник, занимающийся страховками и разбирательствами по авариям, хранил всю информацию в разных файлах (это скан-копии массы документов, фото ДТП и т.д.) Юрист департамента, в свою очередь, хранил данные в своих файлах. Не было полноценного взаимодействия этих двух сотрудников, из-за чего возникали трудности: юрист каждый раз уточнял, когда будет судебное заседание, кто виновен в ДТП и т.д. 
Разработчики создали базу данных ДТП. Теперь, когда случается авария, страховик заходит и вносит данные:

Имеется возможность прикреплять неограниченное количество файлов. Далее вносятся данные о назначенных судебных заседаниях: наименование суда, место и дата заседания. Для юриста создана страница-календарь, где в удобном виде он видит всю информацию о предстоящих заседаниях.

Разработана система оповещений, когда нужно подать документы в страховую компанию, крайний срок оплат или возмещения от страховой компании.

Подпишитесь на новости

Оставьте ваш e-mail, чтобы получать подборки наших новостей.

Обсудим ваш проект?
Dog